Kesan Pesan untuk Bu Kinuy

Kesan : belajar sama Bu Kinui itu cepet dan gak ngebetein walaupun suka ngasih tugas yang berlebihan gitu deh :D

Pesan : Semoga abis kuliah bisa lebih sukses dan gak akan ngelupain kenangan di SMK Negeri 46 ini :)

Bagian-bagian Surat Resmi

BAGIAN-BAGIAN SURAT RESMI

1) Kepala atau kop surat

Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
2) Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul
3) Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.
4) Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5) Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh 1)
Yth. Direktur Astri Budi Luhur
Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan
Contoh 2)
Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan Menteng Raya No. 62
Jakarta Pusat
Contoh 3)
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda No. 55
Medan 15320
Sumatera Utara
d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
e. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
f. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).
7) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.
8) Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
11) Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

Semoga bermanfaat ^^

Macam-macam Peralatan Kearsipan

Halo Pembaca ini dia... Macam-macam peralatan kearsipan:
1.        Filing Cabinet
 
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:
1.   Tab,
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
2.   Sekat atau Guide
Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.
-        Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)
-        Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaansekat
*     Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).
*     Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
*     Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)
2.        Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral






3.        Lemari Arsip

 

roll o pack

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:
-        Rol film
-        Ordner, dan lain-lain
4.        Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.


5.        Map Arsip

 

folder

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.
a.             Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b.             Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c.             Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d.             Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging  folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6.        Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.
a.        Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b.        Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
a.        Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b.        Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
Guide ketiga, yaitu  tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi
7.        Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:
a.   Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi
b.   Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu
c.    Pape thickness = tebal media informasi
d.   File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.
e.    Access Room  = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file
8.        Stapler

 

stapler remover

 

stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a.        Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b.        Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c.        Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas
9.        Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
a.        Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b.         Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c.         Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.
Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a.        Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b.        Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
10.        Numerator 
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.
a.        Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b.        Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b)  Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
11.        Kotak/Box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).






12.        Alat Sortir (gambar 11)
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)





13.        Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.



14.        Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip


15.        Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja



16.        Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.





17.    Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a.      Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
b.      Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.
c.       Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
18.    Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Bagian –bagiankomputer.
Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:
a.      Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).
b.      Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard danhasilpengolahankomputer.
c.       Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.
d.      Punched Card, adalah media input atau output, yang berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.
e.      Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.
f.        Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.
g.      Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.
h.      Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain:
1)      Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.
2)      Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.
3)      Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet atausemacamnya.
Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang telahditempatkanpadakantong plastic bening.
19.    Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Semoga Bermanfaat ^^

Asas Sentralisasi dan desentralisasi

  Berikut ini mengenai asas sentralisasi dan desentralisasi

 

1. Asas Sentralisasi (pemusatan)

 

Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris atau bagian TU.

Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :

a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.

b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.

c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam).

d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan

e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat

f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi

g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi

h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap

Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut :

a.  Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap bagian.

b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu).

c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.

d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.

e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.

 

Contoh bagan asas desntralisasi

 

 

2. Asas Desentralisasi

 

Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya beertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.

Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya.

Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah

a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.

b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan

c.  Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu.

d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif

e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan

Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :

a. Pekerjaan akan terlalu bebas

b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi

c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip

d.  Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya).

 

Contoh asa desentralisasi

 

 

Macam-macam surat

Macam-macam surat

-berdasarkan sifatnya
 a. surat pribadi  = adalah surat yang ditulis oleh seseorang isinya menyangkut kepentingan            pribadi.
 b. surat dinas    = surat yang dibuat oleh instansi pemerintah/swasta yang isinya berhubungan        dengan kedinasan.
 c. surat sosial    = surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga                sosial.
 d. surat bisnis/niaga    = surat yg dibuat oleh suatu badan usaha/perusahaan yang berisi                masalah perdagangan/bisnis/jual beli.

-berdasarkan wujud surat
 a. surat bersampul = surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul           surat.
 b. surat memorandum = 

•  memo = catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan  atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasanya bersifat formal.
•  nota   = catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan ditujukan kepada bawahan yg  isinya  bersifat formal.

 c. telegram  = surat yang berisi pesan yang relatif singkat yg dikirim menggunakan bantuan            pesawat telegram.

 d. kartu pos = surat terbuka yg terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm

 e. warkat pos = surat tertutup yg terbuat dari sehelai kertas.

-berdasarkan keamanan isinya

 a. surat biasa = surat yang tidak menimbulkan akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh            orang lain.

 b. surat rahasia = surat yg isinya tidak boleh diketahui orang lain. cara pengirimannya                  menggunakan 2 sampul. sampul pertama diberi kode R. sampul kedua ditulis alamat yg               dituju.

 c. surat sangat rahasia = surat yg isinya tidak boleh diketahui orang lain. biasanya berkaitan       dengan keamanan suatu negara. cara pengirimannya menggunakan 3 sampul. sampul pertama     dan sampul kedua diberi kode SR, sampul ketiga ditulis alamat yg dituju.

 d. surat konfidensial = surat yg isinya hanya boleh diketahui oleh orang yg bersangkutan.

-berdasarkan banyaknya sasaran yg akan dicapai.

a. surat biasa  = surat yg dikirimkan kepada 1 orang,organisasi,atau alamat yg tertulis dalam         sampul.

b. surat edaran = surat yg ditujukan kepada banyak orang /masyarakat umum.

c. surat pengunguman = surat yg ditujukan kepada beberapa orang,instansi,atau pihak lain yg         namanya terlalu banyak untuk disebutkan 1 per 1.

-berdasarkan proses penyelesaiannya.

a. surat sangat segera = surat yg pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat           secepat mungkin.

b. surat segera  = surat yg tidak harus dikerjakan /ditanggapi dengan cepat seperti pada surat         sangat segera.

c. surat biasa    = surat yg isinya tidak memerlukan jawaban/penyelesaian yg secepatnya,tetapi       perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.

Pengertian arsip dan kearsipan dari beberapa sumber

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.
1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:
a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan       yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

Organisasi lini dan staf

ORGANISASI LINI, STAF

1.    Organisasi Lini/Garis

Kelebihan penggunaan organisasi tipe lini/garis :

-       Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

-       Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat

-       Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

-       Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

-       Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

-       Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.

-       Adanya penghematan biaya

-       Pengawasan berjalan efektif

Kekurangan organisasi lini/garis :

-        Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi

-       Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri

-       Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

-        Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

-       Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

-       Kurang tersedianya saf ahli

2.    Organisasi Staf

Kelebihan penggunaan bentuk organisasi staf:

-       Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.

-       Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

-       Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

-       Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

-       Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.

-       Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya

Kekurangan dari bentuk Organisasi staf:

-       Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

-       Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal

-       Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

-       Pimpinan lini mengabaikan advis staf

-       Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang